預約申請(申請制)怎麼處理?

申請制是什麼

有些老師不想讓客戶直接在公開頁約走時段(怕撞班、想先確認需求)。開啟「申請制」後,客戶在預約頁填的不是直接成立的預約,而是一筆預約申請 — 會送到你的「預約申請收件箱」,由你主動聯絡、喬好時間後再建立正式預約。

在哪裡看?

• 網頁版:工作台(Dashboard)最上方,有新申請時會出現「N 筆新預約申請」的提示,點進去就是收件箱;也可從「常用功能」搜「預約申請」進入。
• 收件箱網址:後台 →「預約申請」。

每筆申請會顯示

• 客戶姓名 + 電話(點電話可直接撥號)、Email
• 想做的服務(客戶沒指定就顯示「未指定」)
• 希望日期、希望時間(客戶自由填,例如「下午兩三點」)
• 備註、收到時間

四個動作

1. 去建立預約 — 跳到行事曆,你在行事曆上點時段、填客戶 / 服務手動建立正式預約。(不會自動把申請轉成預約,建完後請用下面的「已預約・結案」收尾。)
2. 已預約・結案 — 你在行事曆建好正式預約後,回收件箱點這個(會再確認一次),申請就標記為「已成立」並從收件箱移除,不會一直堆在待辦裡。
3. 標記已聯絡 — 已經聯絡上客戶、正在喬時間時點這個,申請狀態變成「已聯絡」,提醒自己跟進中。
4. 婉拒 — 無法安排時點這個(會再確認一次),申請就從收件箱移除。

處理流程建議

1. 看到「N 筆新預約申請」→ 進收件箱。
2. 打電話 / LINE 聯絡客戶,確認服務與時間 → 點「標記已聯絡」。
3. 喬好後點「去建立預約」,在行事曆建立正式預約。
4. 建好正式預約後,回收件箱點「已預約・結案」把這筆申請收掉。
5. 真的安排不了就「婉拒」。

常見問題

• 客戶送出申請後就佔到時段了嗎? 不會。申請只是「想預約」的請求,時段還是空的,要等你手動建立正式預約才會佔位。
• 建完正式預約,申請會自動消失嗎? 不會自動消失(系統無法確定你建的是哪一筆預約)。建好後請點「已預約・結案」手動收尾,申請就會移出收件箱、標記為「已成立」。
• 員工看得到嗎? 看得到,OWNER 與員工都能進收件箱協助處理。